Formulier aanmeldingen automatisch koppelen aan je CRM #
Formulier integratie met je CRM is gebaseerd op FluentForms — inbegrepen in je pakket. Lees de Engelse documentatie
Wanneer iemand een formulier invult, wil je dat deze persoon automatisch wordt toegevoegd aan je CRM-systeem. Autorespond koppelt formulieraanmeldingen standaard aan je CRM, inclusief het toevoegen van tags, groepen en het starten van automations. Zo bouw je automatisch je contactenlijst op zonder handmatig werk.
Hoe werkt de CRM integratie #
Elke formulieraanmelding wordt automatisch verwerkt door het CRM-systeem. Het contact krijgt direct een profiel aangemaakt met alle ingevulde gegevens. Je kunt per formulier instellen welke tags er toegevoegd worden, tot welke lijst het contact behoort, en welke automations er starten.
De integratie werkt bidirectioneel: gegevens uit het CRM kunnen ook worden gebruikt in formulieren, bijvoorbeeld voor gepersonaliseerde velden of vooraf ingevulde informatie voor bekende contacten.
CRM integratie instellen voor een formulier #
- Ga in het dashboard naar Formulieren (1) → Formulieren (2)
- Klik op het formulier dat je wilt koppelen aan het CRM
- Ga naar het tabblad ‘Instellingen & Integraties’ (3)
- Klik op ‘Integratie configureren’ in het linkermenu (4)
- Klik op ‘Nieuwe integratie toevoegen’ (5)
- Selecteer ‘CRM’ uit de lijst van beschikbare integraties
- Geef de integratie een herkenbare naam
- Stel de gewenste CRM-acties in (zie volgende sectie)
- Klik op ‘Integratie opslaan’
CRM-acties configureren #
Bij het instellen van de CRM integratie kun je verschillende acties configureren die automatisch uitgevoerd worden bij elke formulierinzending:
Contactgegevens koppelen #
Wijs formuliervelden toe aan CRM-velden zoals: naam, e-mailadres, telefoonnummer en / of aangepaste velden. Het e-mailadres is altijd verplicht voor CRM-koppeling.
Tags automatisch toewijzen #
Voeg automatisch tags toe aan nieuwe contacten. Dit helpt bij segmentatie en het starten van gerichte automations. Gebruik bijvoorbeeld de tag ‘Nieuwsbrief’ voor een aanmeldformulier of ‘Webinar-aanmelding’ voor een evenement.
Lijsten beheren #
Voeg contacten toe aan specifieke lijsten in je CRM. Lijsten zijn handig voor grote segmenten zoals ‘Klanten’ of ‘Prospects’.
Automations starten #
Koppel het formulier aan een automation die direct start na de inzending. Hiermee kun je welkomstmails versturen, follow-up sequenties starten of andere geautomatiseerde acties uitvoeren. Je leest hier meer over in Automatisering triggers instellen.
Dubbele contacten voorkomen #
Het CRM controleert automatisch op bestaande contacten op basis van het e-mailadres. Als iemand het formulier opnieuw invult, worden de contactgegevens bijgewerkt en worden nieuwe tags toegevoegd. Er worden geen duplicate contacten aangemaakt.
Voor bestaande contacten worden alleen de nieuwe informatie en tags toegevoegd. Bestaande gegevens worden niet overschreven tenzij het veld leeg was.
Voorwaardelijke CRM-acties #
Je kunt CRM-acties koppelen aan specifieke antwoorden in je formulier. Gebruik hiervoor de voorwaardelijke logica:
- Ga bij de CRM integratie helemaal onderin naar ‘Voorwaardelijke logica’
- Stel een voorwaarde in, bijvoorbeeld ‘Als relatietype gelijk is aan ouder’
- Je kan meerdere voorwaarden toevoegen en kiezen of er aan allemaal moet worden voldaan of aan minimaal één
Hiermee kun je bijvoorbeeld verschillende welkomstsequenties starten afhankelijk van de interesse van de aanmelder.
CRM-gegevens gebruiken in formulieren #
Voor terugkerende bezoekers kun je formuliervelden vooraf invullen met bekende CRM-gegevens. Dit verbetert de gebruikerservaring en verhoogt conversies.
Voeg hiervoor dynamische standaardwaarden toe aan formuliervelden die gegevens ophalen uit het CRM-profiel van de bezoeker.
Resultaten controleren #
Controleer of de CRM integratie correct werkt door naar CRM & Emails → Contacten te gaan. Klik op het betreffende contact en daarna op de tab Formulieren. Nieuwe formulieraanmeldingen verschijnen hier binnen enkele minuten met de juiste tags en groepen.
Voor uitgebreide informatie over contactbeheer, zie ook contacten beheren en toevoegen.
Veelgestelde vragen #
Worden formulieraanmeldingen automatisch toegevoegd aan het CRM? #
Ja, zodra je een CRM integratie instelt voor een formulier worden alle nieuwe aanmeldingen automatisch als contact toegevoegd met de ingestelde tags en groepen.
Wat gebeurt er als iemand het formulier meerdere keren invult? #
Het systeem controleert op het e-mailadres en voorkomt dubbele contacten. Bij een tweede inzending worden alleen nieuwe gegevens en tags toegevoegd aan het bestaande contact.
Kan ik verschillende acties instellen per type formulierinzending? #
Ja, gebruik voorwaardelijke logica in de CRM integratie om verschillende tags, groepen of automations toe te wijzen op basis van de antwoorden in het formulier.
