Contacten beheren en toevoegen #

Je relaties vormen de kern van je Autorespond CRM. Hier beheer je alle contactgegevens, voeg je nieuwe relaties toe en houd je overzicht over je klanten en prospects. Het contactenbeheer is de basis voor al je e-mailmarketing activiteiten — van nieuwsbrieven tot geautomatiseerde opvolgcampagnes.

Ga in je Autorespond administratie naar CRM & Emails → Contacten om je contactenlijst te bekijken en te beheren. Hier zie je alle relaties die via formulieren, imports of handmatige toevoeging in je systeem zijn gekomen.

 

 

Nieuwe contacten handmatig toevoegen #

Wil je een relatie handmatig toevoegen? Klik rechtsboven op de knop ‘Nieuwe contact toevoegen’. Je krijgt een formulier waarin je de basisgegevens kunt invullen:

• Voor- en achternaam — altijd apart invullen voor betere personalisatie
• E-mailadres — dit is het unieke identificatienummer van elke relatie
• Status — kies ‘Gesubscribeerd’ voor actieve relaties
• Lijsten en tags — voeg de relatie direct toe aan relevante lijsten

Vul waar mogelijk ook aanvullende velden in zoals telefoonnummer, bedrijfsnaam of adresgegevens. Deze informatie kun je later gebruiken voor segmentatie en personalisatie van je e-mails.

Contactstatus instellen #

Elke relatie heeft een status die bepaalt of ze e-mails van je ontvangen. De mogelijke statussen zijn:

• Geabonneerd — ontvangt alle e-mails
• Afgemeld — ontvangt geen marketing e-mails meer
• Gebounced — e-mailadres is onbereikbaar
• Pending — wacht op bevestiging (bij dubbele optin)

Zet nieuwe relaties standaard op ‘Geabonneerd’, tenzij ze nog hun aanmelding moeten bevestigen via dubbele optin.

Contacten importeren uit externe bronnen #

Heb je relaties in een ander systeem staan? Via de knop ‘Contacten importeren’ kun je CSV-bestanden uploaden. Zorg ervoor dat je CSV-bestand de juiste kolomkoppen heeft (E-mail, Voornaam, Achternaam, etc.) en dat alle geïmporteerde relaties expliciete toestemming hebben gegeven voor e-mailmarketing.

Let op: importeer alleen relaties die recent contact met je hebben gehad. Oude, inactieve contacten kunnen je mailreputatie schaden als ze je e-mails als spam markeren.

Contactgegevens beheren en bijwerken #

Klik op een contactnaam om het detailprofiel te openen. Hier zie je alle beschikbare informatie over die relatie, inclusief:

• Persoonlijke gegevens en contactinformatie
• Lidmaatschap van lijsten en toegekende tags
• E-mailgeschiedenis — welke campagnes ze hebben ontvangen
• Activiteitenoverzicht — opens, kliks, aankopen
• Notities die je handmatig kunt toevoegen

Vanuit dit scherm kun je alle gegevens bijwerken, de relatie toevoegen aan andere lijsten, tags toekennen of notities maken voor intern gebruik.

Aangepaste velden gebruiken #

Naast de standaard contactvelden kun je ook aangepaste velden aanmaken voor specifieke informatie die relevant is voor jouw business. Denk aan ‘Bedrijfsgrootte’, ‘Interesse’, ‘Laatste aankoopmoment’ of andere segmentatiecriteria.

Ga naar CRM & Emails → CRM Instellingen → Aangepaste velden om deze velden aan te maken. Eenmaal aangemaakt kun je ze invullen bij elke relatie en gebruiken voor gerichte e-mailcampagnes.

Contacten filteren en segmenteren #

Gebruik de filteropties bovenaan je contactenlijst om specifieke groepen relaties te vinden. Met Kolommen kun je extra kolommen toevoegen aan het overzicht.

Je kunt filteren op:

• Lijsten — relaties die lid zijn van bepaalde lijsten
• Tags — relaties met specifieke tags
• Statussen— alleen geabonneerde of afgemelde relaties
• Activiteit — recent actieve of inactieve relaties (Voeg toe via Kolommen als je deze niet ziet)
• Aanmaakdatum — nieuwe of oude relaties (Voeg toe via Kolommen als je deze niet ziet)

Deze filters helpen je om gerichte e-mailcampagnes te versturen naar relevante doelgroepen. Je kunt bijvoorbeeld alleen mailen naar relaties die in de afgelopen 3 maanden actief waren, of een speciale aanbieding sturen naar klanten met een specifieke tag.

Contacten organiseren met lijsten en tags #

Lijsten en tags zijn je belangrijkste tools voor het organiseren van contacten. Ga naar CRM & Emails → Contacten → Lijsten of Tags

Lijsten gebruik je voor brede categorieën zoals ‘Nieuwsbrief abonnees’, ‘Klanten’ of ‘Prospects’. Een relatie kan lid zijn van meerdere lijsten tegelijk.

Tags gebruik je voor specifieke eigenschappen zoals ‘Geïnteresseerd in product X’, ‘VIP klant’ of ‘Heeft demo aangevraagd’. Tags zijn flexibeler dan lijsten en ideaal voor gedetailleerde segmentatie.

Voeg relaties toe aan lijsten en tags via hun detailprofiel, of gebruik de bulk-acties om meerdere contacten tegelijk te bewerken.

Inactieve contacten opschonen #

Houd je contactenlijst gezond door regelmatig inactieve relaties op te schonen. Relaties die maandenlang geen e-mails openen of er niet op klikken, kunnen je mailreputatie schaden en je kosten verhogen.

Filter op relaties die langer dan 6 maanden geen activiteit hebben getoond. Dit doe je door de kolom ‘Laatste Activiteit’ toe te voegen en dan te filteren. Overweeg ze te verwijderen of op een aparte ‘inactieve’ lijst te zetten. Overweeg het verwijderen van meerdere contacten tegelijk, bekijk de documentatie over relaties in bulk verwijderen.

Contactactiviteit monitoren #

Elk contact heeft een activiteitenfeed die laat zien welke acties ze hebben ondernomen. Dit omvat e-mail opens, kliks op links, formulieraanmeldingen, website bezoeken (met tracking) en aankopen in je webshop.

Deze informatie helpt je om het gedrag van relaties te begrijpen en gepersonaliseerde follow-up acties in te stellen. Bijvoorbeeld: iemand die regelmatig je e-mails opent maar nog nooit heeft gekocht, kun je een speciale aanbieding sturen.