LyraWMS (voormalig Pakjesfabriek) is een magazijnbeheersysteem dat je kunt koppelen aan je Autorespond webshop voor automatisch voorraadbeheer. Omdat de Autorespond webshop is gebaseerd op WooCommerce, kun je gebruikmaken van de bestaande WooCommerce-koppeling die LyraWMS heeft ontwikkeld.
Voorraadbeheer in Autorespond is gebaseerd op WooCommerce — inbegrepen in je pakket met Shop & Verkoopfunnels uitbreiding.
Wat doet de LyraWMS koppeling #
De koppeling zorgt ervoor dat voorraadniveaus automatisch worden gesynchroniseerd tussen LyraWMS en je Autorespond webshop. Wanneer producten worden verkocht of geleverd, wordt de voorraad in beide systemen bijgewerkt. Dit voorkomt dat je producten verkoopt die niet meer op voorraad zijn.
API-sleutel aanmaken in Autorespond #
Voor de koppeling heb je een WooCommerce API-sleutel nodig. Deze maak je aan in je Autorespond administratie:
- Ga naar Shop → Shop Instellingen
- Open de tab ‘Geavanceerd’
- Klik op de subtab ‘REST API sleutels’
- Klik op ‘Sleutel toevoegen’
- Vul een beschrijving in (bijvoorbeeld ‘LyraWMS koppeling’)
- Selecteer bij ‘Gebruiker’ je eigen gebruikersaccount
- Kies bij ‘Machtigingen’ voor ‘Lezen/schrijven’
- Klik op ‘API-sleutel genereren’
- Kopieer de gegenereerde Consumer Key en Consumer Secret — je hebt beide nodig voor de koppeling
Belangrijk: Verwijder geen bestaande API-sleutels die al aanwezig zijn. Voeg altijd een nieuwe sleutel toe voor LyraWMS.
Koppeling instellen in LyraWMS #
Met de API-gegevens kun je de koppeling instellen in LyraWMS. Volg hiervoor de stap-voor-stap handleiding in de LyraWMS documentatie:
LyraWMS WooCommerce koppeling instellen
In deze handleiding vind je alle benodigde stappen om je Autorespond webshop te koppelen aan LyraWMS, inclusief het configureren van productsynchronisatie en voorraadbeheer.
Hieronder de screenshots zoals het er op het moment van het maken van dit artikel werkte (maar de handleiding van LyraWMS is altijd leidend
Belangrijk voor gecombineerde orders – sluit SKU ‘GEEN-VERZENDING’ uit #
LyraWMS importeerd geen bestellingen als er in de bestelling ook een product staat zonder ingestelde SKU of als de SKU niet bestaat in Lyra. De order wordt dan in zijn geheel niet geïmporteerd.
Om dit te voorkomen hebben we standaard ingesteld dat virtuele producten de SKU ‘GEEN-VERZENDING’ meekrijgen in Autorespond. Als je die SKU dus uitsluit in de Woocommerce connectie instelllingen bij het veld ‘SKU zwarte lijst’ in Lyra en ook de vink aanzet bij ‘Importeer bestellingen met zwarte lijst SKU’s maar negeer de zwarte lijst producten’ (zie screenshots hierboven), dan wordt een order met meerdere producten, waarbij een product met geldige SKU in staat gewoon verwerkt, maar worden de producten die de SKU ‘GEEN-VERZENDING’ hebben binnen diezelfde order genegeerd. Zo kun je dus een combinatie van fysieke en virtuele producten verkopen en wordt het fysieke product nog steeds verwerkt in Lyra.
Voor ieder product dat dus mogelijk tegelijkertijd gekocht kan worden met een fysiek product dat in Lyra verwerkt moet worden, geldt dus dat die de SKU ‘GEEN-VERZENDING’ moet krijgen. In het product gebeurt dat automatisch als het als een virtueel product gemarkeerd is:
Welke bestelstatus haalt LyraWMS op? #
LyraWMS haalt je bestellingen zelf op uit je webshop. Ongeveer elke tien a twintig minuten controleert LyraWMS of er nieuwe bestellingen klaarstaan — je webshop stuurt de bestellingen dus niet actief door, maar LyraWMS komt ze periodiek ophalen. In de koppelinstellingen in LyraWMS bepaal je zelf welke status een bestelling moet hebben voordat die wordt opgehaald.
Hier is een belangrijk aandachtspunt. Standaard krijgt een betaalde bestelling in Woocommerce (onze shop basis software) eerst de status In behandeling (‘Processing’). Dat is vooral handig wanneer je fysieke producten verstuurt: de bestelling is betaald, maar moet nog verwerkt en verzonden worden.
Omdat de meeste Autorespond-ondernemers digitale producten of kennisproducten verkopen — waarbij niets fysiek verzonden hoeft te worden — staat in Autorespond standaard een shop workflow (Automatewoo) ingesteld die betaalde bestellingen direct van de status ‘In behandeling’ naar ‘Afgerond’ zet. De bestelling springt daardoor heel snel langs de status In behandeling heen.
Dit heeft gevolgen voor je koppeling. Houd je deze standaardinstelling aan, stel dan in LyraWMS in dat het op afgeronde bestellingen controleert. Doe je dat niet en laat je LyraWMS op In behandeling zoeken, dan ziet LyraWMS je bestellingen nooit, omdat ze die status te snel voorbij zijn.
Je bepaalt zelf of je dit zo wilt houden. Verkoop je wel fysieke producten en wil je dat bestellingen op In behandeling blijven staan totdat je ze hebt verwerkt? Dan kun je de workflow aanpassen via menu Shop → Shop Workflows en dan de workflow “Bestelstatus ‘Afgerond’ na betaling” op inactief zetten. Als je dat doet, dan zullen betaalde bestellingen standaard de status In behandeling krijgen. Na verzenden kun je dan zelf handmatig de bestelstatus op afgerond zetten.
De standaard shop workflow die we hebben ingesteld kun je zelf wijzigen via menu Shop > Shop workflows:
Wat te doen bij problemen #
Als het aanmaken van de API-sleutel in Autorespond niet lukt, neem dan contact met ons op via het support portaal. Voor vragen over de koppeling zelf, de configuratie in LyraWMS of synchronisatieproblemen kun je het beste contact opnemen met de LyraWMS support — zij kennen hun systeem het beste en kunnen je direct helpen.
Bekijk altijd zelf eerst even de logs in de integratie instellingen van Lyra. Vaak staat daar meer informatie als er iets niet goed ging:
Voor meer informatie over voorraadbeheer in de Autorespond webshop, zie ook: Voorraadbeheer instellen voor producten
Veelgestelde vragen #
Kan ik meerdere API-sleutels aanmaken?
Ja, je kunt meerdere API-sleutels aanmaken voor verschillende koppelingen. Geef elke sleutel een duidelijke beschrijving zodat je weet waarvoor deze gebruikt wordt.
Moet ik bestaande API-sleutels verwijderen?
Nee, verwijder nooit bestaande API-sleutels tenzij je zeker weet dat ze niet meer gebruikt worden. Dit kan andere koppelingen verstoren.
Worden alle producten automatisch gesynchroniseerd?
Dit hangt af van hoe je de koppeling configureert in LyraWMS. Raadpleeg hun documentatie voor de mogelijkheden rond productselectie en synchronisatie-instellingen.
