Als een klant een bestelling heeft geplaatst maar nog niet betaald heeft, kun je automatisch een herinneringsmail sturen. Je bepaalt zelf na hoeveel dagen de herinnering verstuurd wordt, en je kunt meerdere herinneringen instellen — bijvoorbeeld één na 7 dagen en één na 14 dagen.
De herinneringen worden automatisch gekoppeld aan bestellingen die op een bepaalde status staan, zoals ‘In afwachting van betaling’. Zodra een klant betaalt, worden geplande herinneringen automatisch geannuleerd.
Betalingsherinneringen in Autorespond zijn gebaseerd op WooCommerce Smart Reminder Emails — inbegrepen in je pakket. Lees de Engelse documentatie
Een herinneringsmail aanmaken #
Ga naar Shop → Bestellingen → Herinneringsmails en klik op ‘Maak je eerste e-mail aan’. Je vult de volgende velden in:
- Titel: voor intern gebruik, niet zichtbaar voor de klant
- Onderwerp: de onderwerpregel van de e-mail, placeholders zijn mogelijk
- Heading: koptekst in de e-mail zelf, optioneel
- Aan: standaard het e-mailadres van de klant
- CC/BCC: gebruik BCC voor een kopie zodat de klant jouw adres niet ziet
Beschikbare placeholders #
Je kunt de volgende placeholders gebruiken in zowel de onderwerpregel als de e-mailtekst:
- {billing_first_name} — voornaam van de klant
- {order_number} — bestelnummer
- {order_date} — datum van de bestelling
- {order_total} — totaalbedrag van de bestelling
- {payment_url} — directe betaallink voor de klant
- {site_title} — naam van de webshop
Voor een volledig overzicht van alle beschikbare placeholders, zie de Engelse placeholder-documentatie.
De trigger instellen #
Na het aanmaken van de e-mailtekst stel je in wanneer de mail verstuurd wordt. Klik op ‘Trigger toevoegen’ en configureer:
- Wanneer versturen: aantal dagen na plaatsing van de bestelling
- Orderstatus: bijvoorbeeld ‘In afwachting van betaling’
- Betaalmethode: optioneel, als je alleen bij bepaalde betaalmethoden een herinnering wilt sturen
Je kunt meerdere triggers toevoegen aan één e-mail voor verschillende scenario’s. Een tweede herinnering wordt niet verstuurd als de klant al betaald heeft na de eerste herinnering.
Handmatig een herinnering sturen voor een specifieke bestelling #
Via de handmatige planning kun je direct een herinnering sturen zonder te wachten op de automatische planning:
- Ga naar Shop → Bestellingen → Heringeringsmails
- Klik op het tabblad ‘Handmatige planning’
- Kies bij ‘E-mails’ welke herinneringsmail je wilt versturen
- Stel de datumrange in die de gewenste bestelling omvat. Voor één specifieke bestelling: gebruik dezelfde datum voor begin en einde, of gebruik het veld ‘Gebruikers filteren’ om op klantnaam of e-mailadres te zoeken
- Laat ‘Sla over als al ingepland’ uitgeschakeld als je de mail ook wilt versturen voor bestellingen die al een geplande herinnering hebben
- Klik op ‘Inplannen’
De herinnering verschijnt nu in het tabblad ‘Geplande e-mails’. Wil je de mail direct versturen zonder te wachten? Klik op het play-icoontje achter de geplande mail.
Geplande herinneringen bekijken en beheren #
Via Shop → Bestellingen → Heringeringsmails → Geplande e-mails zie je een overzicht van alle herinneringen die nog verstuurd moeten worden. Per regel zie je:
- Bestelnummer en klantnaam
- Naam van de heringeringsmail
- Triggerinstellingen
- Gepland tijdstip van verzending
Je kunt de herinnering direct versturen via het play-icoontje of annuleren via het kruis. Dit is handig als een klant bijvoorbeeld telefonisch heeft betaald maar de bestelling nog niet is bijgewerkt in het systeem.
Veelgestelde vragen #
Worden heringeringen automatisch geannuleerd als een klant betaalt? #
Ja, zodra de bestelstatus wijzigt naar ‘In behandeling’ of ‘Afgerond’, worden alle geplande heringeringen voor die bestelling automatisch geannuleerd.
Kan ik meerdere heringeringen instellen voor één bestelling? #
Ja, je kunt meerdere triggers toevoegen aan één heringeringsmail met verschillende tijdsintervallen. Bijvoorbeeld één na 7 dagen en één na 14 dagen.
Hoe voorkom ik dat klanten meerdere heringeringen ontvangen voor verschillende bestellingen? #
Gebruik de optie ‘Sla over als al ingepland’ in de handmatige planning. Dit voorkomt dat een klant binnen korte tijd meerdere heringeringen ontvangt.
Zie ook de uitleg in deze documentatie: Betalingsbeheer in de webshop — openstaande facturen en herinneringen
