Werk je met abonnementen, bijvoorbeeld voor een membership of een betaling in termijnen? Dan wil je niet dat je klant meteen de toegang verliest als één termijn niet direct betaald wordt. Daarom staat op elke Autorespond-site standaard de workflow “Zorg dat abonnement actief blijft – ook als een termijn nog niet betaald is” aan. In dit artikel lees je wat er zonder deze workflow gebeurt, wat de workflow precies doet en waar je zelf op moet blijven letten.
Shop Workflows in Autorespond zijn gebaseerd op AutomateWoo, inbegrepen in je pakket. Lees de Engelse documentatie
Wat gebeurt er zonder deze workflow? #
Blijft de betaling van een termijn uit, dan zet de shop het abonnement automatisch van Actief op In de wacht. Dat heeft direct gevolgen: aan een abonnement dat In de wacht staat, hangt geen actieve toegang meer (bijvoorbeeld tot je cursus of membership) en het abonnement loopt niet gewoon door naar de volgende termijnen. Eén gemiste of vertraagde betaling, bijvoorbeeld een klant die per overmaken betaalt en een paar dagen te laat is, zou dan meteen de hele dienstverlening onderbreken.
Wat doet de workflow? #
De workflow houdt die overgang in de gaten: gaat een abonnement van Actief naar In de wacht, dan zet hij het abonnement onmiddellijk terug op Actief. Je klant houdt zo gewoon toegang en het abonnement blijft doorlopen, terwijl de openstaande termijn als onbetaalde bestelling blijft staan. De betalingsherinnering daarvoor loopt apart; het abonnement zelf hoeft daar niet voor onderbroken te worden.
Belangrijk detail: de activatie “Abonnementsstatus gewijzigd” heeft een ingebouwde uitzondering voor automatische incasso’s. Tijdens het verwerken van een automatische betaling zet de shop het abonnement heel even op In de wacht en bij een geslaagde betaling direct weer op Actief. Op dat korte, technische statuswisseltje reageert de workflow bewust niet; hij grijpt alleen in wanneer een abonnement écht op In de wacht blijft staan.
Waar vind je de workflow? #
Ga naar Shop → Shop Workflows. Daar staat de workflow in het overzicht, met de schuifknop rechts op actief.
- De workflow Bestelstatus ‘Afgerond’ na betaling is de andere standaard-workflow; die zorgt ervoor dat betaalde bestellingen direct naar Afgerond gaan (zie de gerelateerde artikelen).
- De workflow Zorg dat abonnement actief blijft – ook als een termijn nog niet betaald is: rechts zie je aan de blauwe schuifknop dat hij actief is.
Klik je de workflow open, dan zie je hoe hij is opgebouwd:
- Activatie: “Abonnementsstatus gewijzigd”, met Status gewijzigd van op Actief en Status gewijzigd naar op In de wacht. Het veld Abonnementproducten is leeg, dus de workflow geldt voor al je abonnementen. Het vinkje “Status vóór uitvoering opnieuw controleren” staat aan: vlak voor het uitvoeren controleert de workflow of het abonnement nog steeds In de wacht staat. In de helptekst onder de activatie zie je ook de ingebouwde uitzondering voor automatische betalingen beschreven.
- Acties: “Abonnement – Status wijzigen” met als actie Status wijzigen en als Abonnementsstatus Actief.
- Timing: Onmiddellijk uitvoeren. In de zijbalk staat de workflow op Type automatisch en Status Actief.
Waar let je zelf op? #
De workflow houdt het abonnement actief, maar de openstaande termijn wordt daarmee niet vanzelf betaald. Die bewaking blijft jouw taak:
- Houd via Shop → Bestellingen de openstaande termijnbestellingen in de gaten (filter op In de wacht of Wachtend op betaling).
- Stuur je klant zo nodig een herinnering; vanuit de bestelling kan dat direct met de actie “Stuur bestelgegevens naar klant”, die de factuur met betaallink opnieuw mailt.
- Betaalt de klant definitief niet, dan beëindig je het abonnement zelf. Hoe je dat netjes doet lees je in het artikel over abonnementsstatussen hieronder.
