Laat je klanten per overmaken (bankoverschrijving) betalen, dan wil je de betaalinstructie met je IBAN het liefst direct op de factuur zetten. De factuur gaat bij een overmaken-bestelling namelijk automatisch als bijlage mee met de “Bestelling in-de-wacht”-mail, dus je klant heeft de betaalgegevens dan meteen in handen. In dit artikel stel je hiervoor een conditioneel tekstblok in dat alleen verschijnt zolang er nog niet betaald is.
Het factuurbeheer in Autorespond is gebaseerd op PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce, inbegrepen in je pakket. Lees de Engelse documentatie
Stap 1: open de Customizer en voeg een blok toe #
Ga naar Shop → Factuurbeheer en klik op de tab Customizer. Kies bovenin het documenttabblad Factuur en scroll naar de sectie Custom blokken.
- De sectie Custom blokken: hier staan alle eigen tekstblokken van je factuur onder elkaar. Onder het laatste blok vind je de knop Blok toevoegen; daarmee maak je een nieuw, leeg blok aan.
Stap 2: stel het tekstblok met de betaalinstructie in #
- Type: kies Tekst.
- Positie: kies waar de tekst op de factuur komt, bijvoorbeeld “Voor de voettekst” (onderaan de factuur) of “Na de tabel met orderdetails” (direct onder de totalen).
- Tekst: typ hier je betaalinstructie, bijvoorbeeld: “Betaling via overschrijving: maak het totaalbedrag over op IBAN NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. [je bedrijfsnaam]. Vermeld het factuurnummer als betalingskenmerk.”
- Klap geavanceerd open en kies bij Order status de status In de wacht. Je mag daarnaast ook Wachtend op betaling selecteren; dan dekt het blok ook onafgemaakte online betalingen af.
Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan.
Let op: overmaken-bestellingen staan In de wacht, niet Wachtend op betaling #
De naam “Wachtend op betaling” klinkt logisch voor een overboeking, maar zo werkt het net niet. Een bestelling die per overmaken wordt geplaatst krijgt in de shop direct de status In de wacht; Wachtend op betaling is de status van een online betaling (zoals iDEAL) die nog niet is afgerond. Zet je de voorwaarde van dit blok dus alleen op Wachtend op betaling, dan verschijnt de betaalinstructie nooit op overmaken-facturen. Kies daarom altijd (ook) In de wacht.
Wil je het nog strakker afbakenen, dan kun je via het uitklapmenu “Select additional requirements” ook de voorwaarde Betaalmethode toevoegen en daar Overmaken kiezen. De tekst verschijnt dan uitsluitend op facturen van overmaken-bestellingen.
Het resultaat op de factuur #
- Bij Betaalmethode zie je Overmaken staan. Op facturen van overmaken-bestellingen die In de wacht staan toont het platform bovendien automatisch een vervaldatum (standaard 14 dagen na de besteldatum).
- De betaalinstructie uit je tekstblok, hier op de positie “Voor de voettekst”.
Goed om te weten #
- Het blok kijkt naar de actuele status van de bestelling. Download je de factuur opnieuw nadat je de bestelling op betaald hebt gezet, dan staat de betaalinstructie er niet meer op. Dat is precies de bedoeling: de instructie hoort alleen bij een openstaande betaling.
- Test het resultaat door zelf een testbestelling met Overmaken te plaatsen en de factuur te openen via Shop → Bestellingen → de bestelling → PDF document gegevens, of via de bijlage van de in-de-wacht-mail.
- Wat elke bestelstatus precies betekent en welke e-mails erbij horen lees je in De bestelstatussen van je shop uitgelegd.
