Werk je met persoonsgegevens van klanten, dan wil je zeker weten dat dat goed geregeld is. Zeker als je beroepsvereniging, branche of een zakelijke klant daar eisen aan stelt, krijg je al snel vragen als: is er een verwerkersovereenkomst, waar staan de gegevens, en hoe zit de beveiliging in elkaar? In dit artikel vind je alle antwoorden op één plek, zodat je ze zo kunt doorsturen of gebruiken in je eigen privacyverklaring.
1. De verwerkersovereenkomst regel je in een paar minuten #
Volgens de AVG ben jij de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van jouw contacten en klanten, en zijn wij de verwerker. De afspraken daarover leg je vast in een verwerkersovereenkomst, en die staat voor je klaar:
- Ga naar mijn.autorespond.nl/verwerkersovereenkomst.
- Vul je bedrijfsgegevens in, inclusief de contactpersoon die wij moeten bereiken als er ooit iets met gegevens aan de hand is.
- Je ontvangt direct de volledige verwerkersovereenkomst op naam van jouw bedrijf, klaar voor ondertekening.
In de overeenkomst staat precies wat wij voor je verwerken (bijlage 1), welke beveiligingsmaatregelen daarbij horen en welke rechten jij hebt, waaronder een jaarlijks auditrecht.
2. Zo is de beveiliging geregeld #
Autorespond is een volledig beheerd platform. Updates, onderhoud en beveiliging verzorgen wij centraal, en er kan geen eigen of vreemde code op je omgeving geïnstalleerd worden. Dat houdt het aanvalsoppervlak veel kleiner dan bij een website die je zelf moet onderhouden. Daarbovenop gelden de maatregelen die ook in de verwerkersovereenkomst zijn vastgelegd:
- Versleutelde verbindingen (TLS) en versleutelde dataopslag.
- Toegangsbeveiliging met beperkte rechten: iedereen kan alleen bij wat voor het werk nodig is.
- Firewalls en netwerksegmentering.
- Dagelijkse back-ups op een aparte opslaglocatie.
- Logging en monitoring, en beveiligingsupdates van het platform en de onderliggende software.
Zelf draag je ook bij aan de veiligheid van je omgeving. Zet tweefactorauthenticatie aan voor je beheeromgeving, en geef elke medewerker een eigen account met een passende rol in plaats van een gedeelde login.
3. Waar je gegevens staan #
De verwerking vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Alleen als een dienst daarbuiten nodig is, gebeurt dat op basis van een geldig doorgiftemechanisme uit de AVG, zoals standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit. Welke partijen wij inschakelen zie je altijd actueel, inclusief vestigingsland, op mijn.autorespond.nl/subverwerkers.
4. Wat er gebeurt bij een datalek #
Stellen wij een inbreuk vast waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, dan informeren we jou binnen 48 uur via de contactpersoon uit je verwerkersovereenkomst, met wat er gebeurd is, om welke gegevens het gaat en welke maatregelen er genomen zijn. Goed om te weten: de melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkenen doe jij als verwerkingsverantwoordelijke zelf. Wij leveren daarvoor alle informatie aan die je nodig hebt.
5. Als je abonnement eindigt #
Stop je met Autorespond, dan kies je zelf: al je gegevens als export in een gangbaar formaat, of verwijdering. Dat gebeurt binnen 30 dagen na het einde van je abonnement. Gegevens in back-ups verdwijnen daarna vanzelf via de reguliere back-uprotatie en zijn uiterlijk 30 dagen later niet meer beschikbaar.
6. Strikte eisen vanuit je beroepsvereniging of branche #
Werk je in een branche met aanvullende eisen, bijvoorbeeld vanuit een beroepsvereniging, de zorg of een grote zakelijke klant? Stuur de checklist of norm die je moet naleven naar support, dan lopen we hem per punt met je na en krijg je per onderdeel een duidelijk antwoord over hoe dat bij Autorespond geregeld is.
En worden er specifieke eisen aan de inrichting of beveiliging van jouw omgeving gesteld, dan kunnen we je daar ook bij ondersteunen met aanvullende maatregelen op maat. Afhankelijk van wat er nodig is kan daar een vergoeding voor gelden; dat bespreken we vooraf, zodat je nooit voor verrassingen staat.
7. Goed om te weten #
- De algemene voorwaarden vind je op mijn.autorespond.nl/algemene-voorwaarden-voor-het-nieuwe-autorespond.
- Voor je eigen bezoekers regel je de cookie- en privacykant in je omgeving zelf, bijvoorbeeld met je eigen privacyverklaring en een cookiebanner. Hoe je daarnaar verwijst lees je in het artikel hieronder.
- Gebruik je zelf AI-tools naast je Autorespond-omgeving, dan gelden daar eigen AVG-aandachtspunten voor; ook daar is een apart artikel over.
