Wil je op de hoogte blijven van wat er in je omgeving gebeurt, zonder er elke week voor in te loggen? Je omgeving kan automatisch overzichten naar je mailen: een wekelijks overzicht van je formulier-inzendingen en een wekelijks en/of maandelijks overzicht van je verkoop. Je stelt zelf in wie de overzichten ontvangt en hoe vaak. In dit artikel lees je welke rapportage-e-mails er zijn, waar je ze aanzet en wat erin staat.
De formulieren en verkoopfunnels in Autorespond zijn gebaseerd op Fluent Forms en FunnelKit, inbegrepen in je pakket.
Het wekelijkse formulierenoverzicht #
Het formulierenoverzicht is een wekelijkse e-mail met een tabel van al je formulieren en het aantal inzendingen van de afgelopen 7 dagen. Zo zie je in één oogopslag welke formulieren goed lopen. Je zet het overzicht aan via Formulieren → Formulier instellingen. Scrol op het tabblad Instellingen naar de sectie E-mail overzichten.
- Status: vink “E-mail samenvattingen inschakelen” aan om het wekelijkse overzicht te activeren.
- Verzenden naar: kies Sitebeheerder (het e-mailadres van je omgeving) of Aangepaste e-mail om zelf één of meer ontvangers op te geven.
- Get Reports On: de dag waarop het overzicht wordt verstuurd, standaard maandag. Handig: op maandag kijk je terug op precies de afgelopen week.
- Subject Line: hier kun je een eigen onderwerpregel voor de e-mail opgeven. Laat je dit leeg, dan wordt de standaard onderwerpregel gebruikt.
Klik onderaan de pagina op Instellingen opslaan. De e-mail ziet er zo uit:
Goed om te weten: waren er in een week geen inzendingen, dan wordt de e-mail die week overgeslagen. Het overzicht toont het aantal inzendingen per formulier; weergaven en conversiepercentages staan er niet in. Die vind je in je omgeving onder Formulieren.
Het verkoopoverzicht (wekelijks en/of maandelijks) #
Het verkoopoverzicht is een Nederlandstalige e-mail met de belangrijkste verkoopcijfers van de afgelopen week of maand: het aantal bestellingen, nieuwe contacten, de omzet (inclusief de omzet uit orderbumps en upsells) en de gemiddelde orderwaarde. Bij elk cijfer staat het verschil ten opzichte van de periode ervoor, zodat je direct ziet of je groeit. Via de knop in de e-mail spring je naar het volledige rapport in je omgeving.
Je zet het verkoopoverzicht aan via Verkoopfunnels → Verkoopfunnel Instellingen. Klik in de linkerkolom op Meldingen.
- E-mailprestatieoverzicht inschakelen: zet deze schakelaar aan om het verkoopoverzicht te activeren.
- Frequentie: kies Wekelijks, Maandelijks of allebei. Let op de melding eronder: e-mails worden overgeslagen als er geen statistieken zijn om weer te geven. Zonder bestellingen in de periode komt er dus geen (lege) e-mail.
- Gebruikers: kies één of meer gebruikers van je omgeving als ontvanger. Zoek op naam en klik de gebruiker aan.
- Other Recipients: voeg met Add Recipient los e-mailadressen toe die geen gebruiker van je omgeving zijn, bijvoorbeeld je boekhouder.
- Verzendtijd: het tijdstip waarop het overzicht wordt verstuurd. Het wekelijkse overzicht komt aan het begin van de week over de week ervoor; het maandelijkse overzicht aan het begin van de maand over de maand ervoor.
- Test Notification: vul je e-mailadres in en klik op Send om direct een testexemplaar te ontvangen en te controleren of de e-mail goed aankomt.
Klik op Save om je instellingen te bewaren. Het wekelijkse overzicht ziet er zo uit:
En de maandelijkse variant, met dezelfde cijfers over de volledige maand:
De cijfers in dit overzicht gaan over de verkoop via je shop en verkoopfunnels. Wil je dieper graven, bijvoorbeeld per product of per funnel, klik dan in de e-mail op “Bekijk het volledige rapport” of ga in je omgeving naar Verkoopfunnels → Funnel Analyse.
Ook handig: het afsprakenoverzicht #
Werk je met de afsprakenmodule, dan kun je ook een dagelijks of wekelijks overzicht van je boekingen ontvangen: het aantal nieuwe boekingen en het aantal afgeronde afspraken in de periode. Je vindt de optie “Schakel melding voor boeking samenvatting in” in de instellingen van het onderdeel Afspraken (Beheer → Afspraken → Instellingen). Ook hier geldt: waren er geen boekingen, dan wordt de e-mail overgeslagen.
Wat deze overzichten wel en niet dekken #
Ontving je vroeger in e-act wekelijks een overzichtsmail? De rapportages hierboven dekken samen het belangrijkste daarvan: je nieuwe inzendingen (leads) en je verkoopcijfers, elk in een eigen e-mail. Een paar dingen zitten er bewust niet in:
- Mailingstatistieken (verzonden nieuwsbrieven, opens en kliks): die bekijk je in je omgeving via CRM & Emails → CRM Statistieken en per campagne bij de campagne zelf.
- Contactengroei over langere tijd: het verkoopoverzicht toont de nieuwe contacten van de periode; het volledige verloop zie je onder CRM & Emails → Contacten.
- Abonnementsprognoses: verwachte terugkerende inkomsten bekijk je in de abonnementsrapporten (zie de links hieronder).
