Verkoop je digitale of virtuele producten, zoals cursussen, e-books of diensten? Dan hoeft er na de betaling niets meer ingepakt of verzonden te worden. Daarom staat op elke Autorespond-site standaard de workflow “Bestelstatus ‘Afgerond’ na betaling” aan: elke betaalde bestelling gaat direct door naar de eindstatus Afgerond, zonder dat jij er iets voor hoeft te doen. In dit artikel lees je wat deze workflow precies doet, welke e-mails je klant daarbij krijgt en wanneer je hem juist uitzet.
Shop Workflows in Autorespond zijn gebaseerd op AutomateWoo, inbegrepen in je pakket. Lees de Engelse documentatie
Wat doet deze workflow? #
Zonder deze workflow volgt je shop de standaardroute voor fysieke webshops: een betaalde bestelling krijgt de status In behandeling en blijft daar staan tot de shop-eigenaar hem, bijvoorbeeld na het verzenden van het pakket, handmatig op Afgerond zet. Voor kennisverkopers is die tussenstap overbodig. De workflow “Bestelstatus ‘Afgerond’ na betaling” doet dat handwerk automatisch: zodra een bestelling betaald is, wordt de status direct gewijzigd naar Afgerond.
Dat geldt voor elke route waarlangs een bestelling betaald raakt:
- Een geslaagde online betaling (bijvoorbeeld iDEAL): de bestelling komt op In behandeling en gaat enkele seconden later automatisch naar Afgerond.
- Een overmaken-bestelling die jij handmatig van In de wacht op In behandeling zet zodra het bedrag binnen is: ook die zet de workflow direct daarna door naar Afgerond.
- Een bestelling die op In de wacht staat en nog niet betaald is, blijft gewoon staan: de workflow reageert alleen op het moment dat een bestelling betaald raakt.
Welke e-mails krijgt je klant? #
De statusmails van de shop blijven gewoon werken. Omdat de bestelling twee overgangen maakt (naar In behandeling en direct daarna naar Afgerond), krijgt je klant kort na elkaar twee mails: eerst de “Bestelling in behandeling”-mail en direct daarna de “Bestelling afgerond en/of verzonden”-mail. Jij ontvangt zoals altijd één “Nieuwe bestelling”-melding. Wil je dat je klant maar één bevestiging krijgt, dan zet je een van de twee klantmails uit via Shop → Shop Instellingen → tab E-mails. Welke mail bij welke status hoort lees je in De bestelstatussen van je shop uitgelegd.
Waar vind je de workflow? #
Ga naar Shop → Shop Workflows. Daar staat de workflow in het overzicht, met de schuifknop rechts op actief.
- De workflow Bestelstatus ‘Afgerond’ na betaling: rechts zie je aan de blauwe schuifknop dat hij actief is. De kolom Aantal uitvoeringen telt hoe vaak hij al gedraaid heeft; via die teller kun je dus ook zien of hij zijn werk doet.
- De tweede standaard-workflow, Zorg dat abonnement actief blijft – ook als een termijn nog niet betaald is, hoort ook aan te staan; die leggen we uit in het artikel over abonnementen hieronder bij de gerelateerde artikelen.
Klik je de workflow open, dan zie je hoe hij is opgebouwd:
- Activatie: “Bestelling betaald”. Deze activatie vuurt aan het einde van het betalingsproces, nadat de bestelstatus is gewijzigd en de voorraad is bijgewerkt.
- Acties: “Order – Status wijzigen” met als actie Status wijzigen en als Bestelstatus Afgerond. Er zijn geen extra regels ingesteld, dus dit geldt voor elke betaalde bestelling.
- Timing: Onmiddellijk uitvoeren. In de zijbalk staat de workflow op Type automatisch en Status Actief.
Wanneer zet je hem uit? #
Verstuur je fysieke producten die je moet inpakken en verzenden? Dan wil je In behandeling juist wél als werkvoorraad gebruiken: betaald = In behandeling, en pas na verzending zet je de bestelling zelf op Afgerond. Zet de workflow dan uit:
- Ga naar Shop → Shop Workflows.
- Klik op de blauwe schuifknop achter “Bestelstatus ‘Afgerond’ na betaling”. De knop wordt grijs en de workflow doet niets meer.
- Betaalde bestellingen blijven vanaf dat moment op In behandeling staan tot jij ze zelf afrondt via de bestelling (veld Status → Afgerond → Update).
Let er bij het uitzetten op dat automatiseringen die op de trigger “Bestelling voltooid” draaien (zoals toegang tot een cursus) dan pas starten op het moment dat jij de bestelling handmatig afrondt.
