Peppol is een Europees netwerk voor elektronische facturering. Via Peppol ontvangen je zakelijke klanten jouw facturen automatisch in hun eigen boekhoudpakket — als gestandaardiseerd XML-bestand, zonder handmatig werk.
Let op: De Peppol koppeling in je Autorespond shop ondersteunt alleen het versturen van facturen. Het ontvangen van facturen via Peppol wordt niet ondersteund. Als jouw klanten ook facturen moeten kunnen ontvangen (wat in België wettelijk verplicht is), hebben zij een eigen Peppol Access Point nodig — dit regelen zij via hun eigen boekhoudsoftware.
Peppol e-facturering in Autorespond is gebaseerd op eDocuments for WooCommerce: Peppol — een betaalde add-on van WP Overnight die voortbouwt op het facturatiesysteem dat al standaard inbegrepen is in je pakket.
Hoe werkt het? #
De Peppol koppeling is een betaalde add-on die voortbouwt op het facturatiesysteem dat al standaard actief is in jouw Autorespond shop. Voor elke bestelling waarvoor ook een normale PDF-factuur wordt aangemaakt, genereert de add-on automatisch een Peppol XML-bestand in het formaat Peppol BIS 3.0. Dit bestand wordt rechtstreeks naar het Peppol netwerk verstuurd — zonder tussenkomst van een externe boekhoudpartij.
Credits: De add-on werkt op basis van een jaarlijkse creditbundel (beschikbaar in bundels van 500, 1.000, 5.000 of 10.000 credits). Een credit wordt alleen verbruikt bij een succesvolle verzending. Als de XML een fout bevat of als de ontvanger niet in het Peppol-netwerk is geregistreerd, wordt er geen credit afgetrokken.
Handmatig of automatisch versturen: Je kunt facturen handmatig of automatisch laten versturen. Voor de start wordt aanbevolen om handmatig te beginnen zodat je de eerste verzendingen kunt controleren. Automatisch versturen is later in te stellen via Shop → Factuurbeheer → E-Documents → Settings → Auto-send to Network, eventueel met filters op B2B-klanten of specifieke factuurlanden.
Stap 1 — Aankoop en KYC-procedure (jouw actie) #
Je schaft de add-on zelf aan via: https://wpovernight.com/downloads/woocommerce-edocuments-peppol/
Bij de aankoop doorloop je een KYC-procedure (Know Your Customer). Deze verificatie bepaalt of de koppeling snel actief is. Vul daarom de afrekenpagina nauwkeurig in:
- Factuur e-mailadres: gebruik een e-mailadres van hetzelfde domein als de website waarop de plugin wordt geïnstalleerd (bijv. naam@mijnbedrijf.com als de plugin op mijnbedrijf.com draait).
- Bedrijfsgegevens: vul de correcte bedrijfsgegevens in van het bedrijf dat aan Peppol wordt gekoppeld.
- BTW-nummer: een geldig BTW-nummer is verplicht, ook voor Nederlandse klanten. Dit is nodig voor de automatische verificatie.
Koop je de add-on als bureau namens een klant? Log dan uit en doorloop de checkout met de factuurgegevens van jouw klant — niet die van jezelf.
Na aankoop ontvang je een zip-bestand (de plugin) en een licentiecode.
Stap 2 — Installatie en licentie-activatie (Autorespond) #
Na ontvangst van de plugin en licentiecode nemen wij het over. Wij installeren de plugin en activeren de licentie via het invoerveld onder de plugin-titel op de plugins-pagina.
Stap 3 — Configuratie en testen (Autorespond) #
Na installatie stellen wij de koppeling in. Er zijn een paar kritieke instellingen:
Format: Ga naar Shop → Factuurbeheer → E-Documents en stel het formaat in op Peppol BIS 3.0.
Vervaldatum (due date): Op het tabblad Documents in de factuurinstellingen moet de optie voor de vervaldatum zijn aangevinkt. Als deze ontbreekt, gaat de plugin ervan uit dat de factuur al is betaald en verschijnt er een bedrag van €0,- in de XML — ook al staan de juiste bedragen in de code.
Netwerkverbinding: Na installatie en licentie-activatie ga je naar Shop → Factuurbeheer → E-Documents → Network om verbinding te maken met het Peppol netwerk. Zodra de KYC-procedure is afgerond, is de verbinding direct actief.
Eerste test: We starten met handmatig versturen. Per bestelling klik je in het E-Documents panel op ‘Send XML Invoice to Network’ (nadat de PDF-factuur al is aangemaakt).
Zie ook PDF facturen instellen voor meer informatie over de algemene factuurinstellingen.
Veelgestelde vragen #
Mijn klant staat niet in het Peppol-netwerk — wat nu? #
Als de ontvanger niet in Peppol is geregistreerd, mislukt de verzending en wordt er geen credit verbruikt. In dat geval stuur je de factuur op de gebruikelijke manier (per e-mail) en hoef je niets verder te doen.
Hoe verstuur ik een creditnota via Peppol? #
Creditnota’s kunnen ook via Peppol worden verstuurd. Let er bij het uitvoeren van een terugbetaling op dat je de productregels meeneemt in de refund. Een terugbetaling van alleen het bedrag zonder productregels resulteert in een onvolledige creditnota die niet via Peppol verstuurd kan worden.
Wat doe ik als een factuur een foutmelding geeft bij verzending? #
Controleer eerst of de XML nog actueel is. Als je de factuur hebt aangepast nadat de XML al was gegenereerd, open dan de factuur (dit herlaadt de gegevens), klik op het refresh-icoontje bij de XML en verstuur opnieuw. Bevat de bestelling een ongeldig of verlopen BTW-nummer? Verwijder dit op gebruikersniveau en neem contact op met de klant.
