Via Autorespond kun je de factuurnummering volledig naar eigen wens instellen. Je bepaalt het startgetal, het format en eventuele voor- of achtervoegsels. Het systeem gebruikt hiervoor de WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips plugin (WP Overnight) die geïntegreerd is in het platform.
Factuurbeheer in Autorespond is gebaseerd op WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips — inbegrepen in je pakket. Lees de Engelse documentatie
Waar vind je de factuurnummerinstellingen #
Ga naar Shop → Factuurbeheer en open de tab ‘Documenten’. Klik vervolgens op de subtab ‘Documentgegevens’. Hier vind je alle instellingen voor de factuurnummering.
Volgend factuurnummer instellen #
In het veld ‘Volgend factuurnummer’ bepaal je welk nummer de eerstvolgende factuur krijgt. Standaard begint de nummering bij 1 en loopt automatisch op per nieuwe factuur.
Belangrijk: Stel dit nummer nooit lager in dan het huidige hoogste factuurnummer. Anders ontstaan er dubbele factuurnummers. Verhoog het nummer alleen als je zeker weet dat geen enkele bestaande factuur dit nummer al gebruikt.
Nummerformat aanpassen #
Via het nummerformat bepaal je het uiterlijk van het factuurnummer. Je hebt drie opties:
- Voorvoegsel: tekst of plaatshouder vóór het nummer (bijv. FAC- of 2025-)
- Achtervoegsel: tekst of plaatshouder ná het nummer
- Padding: minimale breedte van het cijfergedeelte (padding 4 maakt van nummer 1 → 0001)
Wijzigingen in het nummerformat gelden alleen voor nieuwe bestellingen. Bestaande facturen behouden hun oorspronkelijke opmaak.
Dynamische plaatshouders gebruiken #
In het voorvoegsel en achtervoegsel kun je dynamische plaatshouders gebruiken. Zo neem je automatisch het jaar of de datum op in het factuurnummer.
Op basis van besteldatum #
[order_number]— het ordernummer[order_day]— dag van de bestelling[order_month]— maand van de bestelling[order_year]— jaar van de bestelling[order_date="Ymd"]— besteldatum in een zelf te kiezen PHP-datumformat
Op basis van factuurdatum #
[invoice_day]— dag van de factuur[invoice_month]— maand van de factuur[invoice_year]— jaar van de factuur (meest gebruikte plaatshouder)[invoice_date="Ymd"]— factuurdatum in een zelf te kiezen PHP-datumformat
Praktijkvoorbeelden #
Hier zijn concrete voorbeelden van hoe verschillende instellingen eruit zien:
- Voorvoegsel: FAC-[invoice_year]- → geeft factuurnummer FAC-2025-0001
- Voorvoegsel: [invoice_year]- met padding 4 → geeft 2025-0001
- Voorvoegsel leeg, achtervoegsel: -[invoice_year] → geeft 0001-2025
- Voorvoegsel: [invoice_date=”m-Y”]- → geeft 01-2025-0001 (maand-jaar-nummer)
Factuurnummering per jaar opnieuw beginnen #
Wil je elk jaar opnieuw bij factuurnummer 1 beginnen? Stel dan aan het begin van het nieuwe jaar het veld ‘Volgend factuurnummer’ handmatig terug naar 1. Gebruik altijd [invoice_year] in je voorvoegsel, zodat facturen van verschillende jaren nooit hetzelfde nummer hebben.
Voorbeeld: met voorvoegsel 2025- beginnen de facturen bij 2025-0001. In januari 2026 stel je het volgend factuurnummer weer in op 1 en wijzig je het voorvoegsel naar 2026-.
Veelgestelde vragen #
Kan ik het factuurnummer van een bestaande factuur wijzigen? #
Nee, het factuurnummer van een bestaande factuur kan niet worden gewijzigd. Wijzigingen in de nummeringinstellingen gelden alleen voor nieuwe bestellingen en facturen.
Wat gebeurt er als ik een nieuw format instel? #
Nieuwe facturen krijgen het nieuwe format, maar bestaande facturen behouden hun oorspronkelijke opmaak. Dit voorkomt verwarring in je administratie.
Kan ik letters en cijfers combineren in het factuurnummer? #
Ja, via het voorvoegsel en achtervoegsel kun je letters, cijfers en plaatshouders combineren. Bijvoorbeeld: FAC-2025-0001 of 0001-INV.
Hoe voorkom ik dubbele factuurnummers? #
Stel het volgend factuurnummer nooit lager in dan het huidige hoogste nummer. Gebruik altijd plaatshouders zoals [invoice_year] als je per periode opnieuw begint met nummeren.
Voor meer informatie over de basisinstellingen van het factuurbeheer, zie ook PDF facturen instellen.
