Betalingsbeheer in de webshop — openstaande facturen en herinneringen #

Als ondernemer wil je een overzicht hebben van openstaande betalingen en waar nodig herinneringen versturen. Autorespond biedt verschillende mogelijkheden om betalingen te beheren en het proces te automatiseren.

Openstaande facturen bekijken #

Ga naar Shop → Bestellingen. Gebruik het statusfilter rechtsboven om te filteren op ‘In behandeling’. Dit zijn alle bestellingen die geplaatst zijn maar nog niet betaald. Hier zie je in één overzicht:

• Bestelnummer en datum
• Klantgegevens
• Bestelbedrag
• Hoe lang de bestelling al openstaat

Klik op een bestelling om de details te bekijken en eventueel een herinnering te versturen.

Betalingen verwerken #

Wanneer een klant heeft betaald (bijvoorbeeld via bankoverschrijving of na een automatische incasso), verander je de bestelstatus handmatig:

1. Open de bestelling via Shop → Bestellingen
2. Verander de status van ‘In behandeling’ naar ‘Afgerond’
3. Klik op ‘Bijwerken’

Het systeem stuurt automatisch een bestelbevestiging naar de klant zodra je de status wijzigt naar ‘Afgerond’.

Geautomatiseerde herinneringsfacturen #

Je kunt herinneringen automatiseren via een automation die start bij elke nieuwe bestelling:

1. Ga naar CRM & Emails → Automatiseringen
2. Klik op ‘Nieuwe automatisering toevoegen’
3. Kies als starttrigger ‘WooCommerce Bestelling Ontvangen’
4. Voeg een conditieblok toe: ‘Als bestelstatus = In behandeling’
5. Voeg een wachtblok toe (bijvoorbeeld 7 dagen)
6. Voeg een tweede conditieblok toe: ‘Als bestelstatus nog steeds = In behandeling’
7. Voeg een e-mailblok toe met je herinneringsmail
8. Herhaal voor een tweede herinnering na bijvoorbeeld nog eens 7 dagen

Zo krijgen alleen klanten met onbetaalde bestellingen automatisch herinneringen, en stoppen de herinneringen zodra zij betalen.

Handmatige herinnering versturen #

Voor een eenmalige herinnering:

1. Open de bestelling via Shop → Bestellingen
2. Scroll naar beneden naar ‘Bestelnotities’
3. Selecteer in de dropdown ‘Klantnotitie’
4. Typ je herinnering en vink ‘Klant op de hoogte stellen’ aan
5. Klik op ‘Toevoegen’

De klant ontvangt direct een e-mail met je bericht en de betaalinformatie.

Betaalmethoden per bestelling #

Bij elke bestelling zie je welke betaalmethode de klant heeft gekozen. Voor iDEAL-bestellingen die niet zijn afgerond, is er meestal een technisch probleem opgetreden. Voor bankoverschrijvingen verwacht je de betaling binnen enkele dagen.