Afspraken koppelen aan het CRM — contacten automatisch aanmaken bij een boeking #
Wanneer iemand een afspraak inplant via de Afspraken module, wordt er niet automatisch een contact aangemaakt in het CRM. Je moet deze koppeling zelf instellen. Dat kan op twee manieren: via de integratie-instellingen van het evenement zelf, of via een automatisering.
De Afspraken module is een optionele uitbreiding die je kunt toevoegen aan je Autorespond pakket. Met deze module kunnen klanten zelf afspraken inplannen via een online boekingspagina. Meer informatie over deze module
Optie 1: Koppeling instellen via de integratie-instellingen #
Dit is de directe manier om bij elke nieuwe boeking automatisch een contact aan te maken of bij te werken in het CRM.
- Ga naar Beheer → Afspraken en open de kalender met het betreffende evenement.
- Klik op Bewerken bij het evenement.
- Ga in het linker menu naar Integraties.
- Stel de CRM-koppeling in: kies of je een nieuw contact wilt aanmaken of een bestaand contact wilt bijwerken, en stel eventueel een lijst of tag in die automatisch wordt toegewezen.
- Je kunt in de integratie instellingen bepalen welke actie de integratie triggert. Je kunt dus eventueel meerdere integraties maken met het CRM: eentje voor als de afspraak gepland is en eentje voor als de afspraak geannuleerd wordt bijvoorbeeld
- Sla de instellingen op.
Vanaf dat moment wordt bij elke bevestigde boeking automatisch een contact aangemaakt of bijgewerkt in het CRM.
Optie 2: Koppeling instellen via een automatisering #
Je kunt ook een automatisering aanmaken die start op basis van een boeking. Dit geeft je meer mogelijkheden, zoals het versturen van een welkomstmail, het toewijzen van tags op basis van het evenementtype, of het starten van een e-mailreeks.
- Ga naar CRM & Emails → Automatiseringen en klik op Nieuwe automatisering.
- Kies een van de volgende starttriggers:
- Nieuwe boeking — de automatisering start wanneer een nieuwe boeking is bevestigd.
- Boeking geannuleerd — de automatisering start wanneer een boeking is geannuleerd.
- Boeking afgerond — de automatisering start wanneer een boeking als afgerond is gemarkeerd, handmatig of automatisch.
- Boeking opnieuw gepland — de automatisering start wanneer een boeking opnieuw is ingepland.
Voeg daarna de gewenste acties toe, zoals het toevoegen van een lijst of tag, het aanmaken van een contact, of het starten van een e-mailreeks.
Contact handmatig toevoegen #
Als de koppeling nog niet ingesteld was op het moment van een boeking, kun je het contact handmatig toevoegen. Ga naar CRM & Emails → Contacten en klik op Contact toevoegen. Vul de gegevens in en sla op.
Veelgestelde vragen #
Waarom staat een nieuwe boeker niet automatisch in mijn CRM? #
De Afspraken module en het CRM zijn niet standaard aan elkaar gekoppeld. Je moet de integratie zelf instellen via de Integraties-tab in de evenementinstellingen, of via een automatisering met de trigger ‘Nieuwe boeking’.
Wat is het verschil tussen de integratie-instellingen en een automatisering? #
De integratie-instelling in het evenement regelt alleen het aanmaken of bijwerken van een contact. Een automatisering geeft je meer mogelijkheden, zoals het versturen van een e-mail, het toewijzen van een tag of het starten van een e-mailreeks op basis van de boeking.
Kan ik ook iets instellen als een boeking wordt geannuleerd of opnieuw gepland? #
Ja. In de automatisering kun je kiezen uit vier triggers: nieuwe boeking, boeking geannuleerd, boeking afgerond en boeking opnieuw gepland. Zo kun je per situatie een andere actie instellen.
