Met de Afspraken module kun je klanten zelf laten kiezen uit verschillende boekingsduren. Dit is handig voor ondernemers die vergaderruimtes verhuren, coaches die verschillende sessielengtes aanbieden, of consultants die flexibele gespreksduren willen bieden. In plaats van aparte evenementen aan te maken voor elke duur, stel je één evenement in met meerdere keuzemogelijkheden.
Let op: als je de kalender hebt gekoppeld met een product (waarbij er dus eerst betaald moet worden), dan is het niet mogelijk op basis van de gekozen tijdsduur ook de prijs aan te passen. Er geldt dus altijd één prijs per kalender. Wil je toch verschillende prijzen rekenen, dan kun je beter één kalender aanmaken per tijdsduur en die koppelen aan dezelfde host (en dus dezelfde kalender).
De Afspraken module is een optionele uitbreiding die je kunt toevoegen aan je Autorespond pakket. De module biedt een complete afsprakenplanner vergelijkbaar met Calendly. Meer informatie over deze module
Instelling activeren voor meerdere duren #
De optie om klanten de duur te laten kiezen vind je in de evenement-instellingen.
Let op: deze optie is alleen beschikbaar voor één-op-één boekingstypen, niet voor groeps-evenementen
- Ga naar Beheer → Afspraken
- Open de kalender waarin je het evenement wilt aanpassen
- Klik op Bewerken bij het betreffende evenement
- Selecteer Evenement details in het linker menu
- Scroll naar beneden naar de sectie Vergaderduur
- Schakel de optie ‘Laat deelnemer duur kiezen’ in
Zodra je deze instelling activeert, verdwijnt het vaste duratieveld en verschijnen de opties voor meerdere duren.
Beschikbare duren instellen #
Na het activeren van de instelling kun je de verschillende boekingsduren configureren:
- Het veld ‘Beschikbare duraties’ wordt nu zichtbaar
- Voer de gewenste duren in minuten in, gescheiden door komma’s
- Voorbeeld voor vergaderruimte verhuur: 60, 120, 240 (voor 1 uur, 2 uur en 4 uur)
- Of voor coaching sessies: 30, 60, 90 (voor half uur, 1 uur en 1,5 uur)
Je kunt zoveel duren toevoegen als gewenst. Het systeem toont deze automatisch als keuzemogelijkheden op de boekingspagina.
Standaard duur instellen #
Om klanten te helpen bij hun keuze kun je een standaardduur instellen die al voorgeselecteerd is:
- Zoek het veld ‘Standaard duur’ onder de beschikbare duren
- Kies een van de duren die je bij ‘Beschikbare duraties’ hebt ingesteld
- Deze duur wordt automatisch geselecteerd wanneer klanten de boekingspagina openen
- Klanten kunnen alsnog een andere duur kiezen voordat ze boeken
Kies bij voorkeur de meest populaire duur als standaard, bijvoorbeeld 60 minuten voor vergaderruimtes of 90 minuten voor coaching sessies.
Automatische kalenderblokkeringen #
Het systeem blokkeert automatisch de juiste tijdslots in je kalender op basis van de gekozen duur. Dit voorkomt dubbele boekingen en zorgt voor nauwkeurige beschikbaarheidsweergave.
Zo werkt het:
- Klant boekt van 10:00-12:00 (120 minuten) → hele tijdblok wordt geblokkeerd
- Volgende klant ziet geen beschikbare tijden tussen 10:00-12:00
- Om 12:00 zijn weer nieuwe tijdslots beschikbaar
- Als je externe kalender hebt gekoppeld, wordt de blokkering ook daar doorgevoerd
Praktijkvoorbeeld: vergaderruimte verhuur #
Een ondernemer die vergaderruimtes verhuurt kan de volgende instellingen gebruiken:
- Beschikbare duraties: 60, 120, 240, 480
- Standaard duur: 120 (2 uur is het meest geboekt)
- Op de boekingspagina zien klanten: 1 uur, 2 uur, 4 uur, 8 uur
- 2 uur staat al voorgeselecteerd
Klanten kunnen eenvoudig een andere duur selecteren en zien direct de bijbehorende tijdslots in de kalender. Na boeking wordt het juiste tijdblok automatisch gereserveerd.
Instellingen opslaan #
Vergeet niet je wijzigingen op te slaan:
- Scroll naar beneden in het Evenement details scherm
- Klik op Opslaan
- Test de boekingspagina om te controleren of de duurkeuzes correct worden weergegeven
De wijzigingen zijn direct zichtbaar voor nieuwe boekingen. Bestaande boekingen behouden hun oorspronkelijke duur.
Veelgestelde vragen #
Kan ik verschillende prijzen per duur instellen?
Nee, het evenement heeft één vaste prijs ongeacht de gekozen duur. Voor verschillende prijzen per duur moet je aparte evenementen aanmaken of de betalingsinstellingen aanpassen via geavanceerde opties.
Zien klanten de beschikbaarheid correct bij verschillende duren?
Ja, de kalender toont automatisch alleen de tijdslots die beschikbaar zijn voor de geselecteerde duur. Als er om 14:00 een afspraak van 2 uur staat, kunnen klanten geen nieuwe 3-uur sessie om 13:00 boeken.
Kan ik achteraf de beschikbare duren aanpassen?
Ja, je kunt altijd duren toevoegen, verwijderen of de standaardselectie wijzigen via Evenement details → Vergaderduur. Bestaande boekingen worden niet beïnvloed door wijzigingen.
